Получите юридическую консультацию по телефону в Москве
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355

Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции

Активировать демодоступ. Расскажем, сколько хранятся входящие и исходящие документы в компании. Поделимся шпаргалками и карточками, которые помогут в работе. Сроки хранения входящих и исходящих документов зависят от их вида.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону

+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 Москва и область
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург и область

Это быстро и бесплатно!
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Ликеры, настойки, по рецептам Алкофана Срок хранения

Сроки хранения служебных писем

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.

Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно. О том, как это делать, расскажем в статье. В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора как правило, в небольших или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении. Главное, чтобы в организации или в каждом подразделении был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией. В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем — как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов. При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма.

Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение — остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату. Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один — визовый — экземпляр.

Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр. Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении но не у исполнителей!

В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем — отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов. Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю или другому ответственному за ведение делопроизводства сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела.

В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует. Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления. Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу.

Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся. Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю.

В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов. Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело. Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело. Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.

Очевидно, что первый вариант — самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд. Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени. А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.

С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма.

Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской. Идеально, если передача писем на хранение будет максимально естественной и не потребует от исполнителей дополнительных действий, например:. И с этим не нужно тянуть: чем позже будет сделан запрос, тем меньше вероятность, что исполнитель найдет это письмо в своих бумагах.

Если регистрацией исходящих занимается секретарь, то получить визовые экземпляры исходящих писем проще простого. Нужно только следить за тем, чтобы исполнители передавали письма для помещения в дела сразу после того, как они оправлены по электронным каналам связи. Фактически организации практикуют три варианта ведения электронной переписки. При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц.

Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами. Как правило, это один из пунктов договора между организациями.

Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств. Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр. Это позволяет исполнителю начать работу с документом еще до момента получения его бумажного оригинала. И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте.

Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо. Чтобы хранить ту часть переписки организации, которая представлена в электронном виде, не нужно делать распечатки. В целом правила хранения электронных документов такие же, как и для бумажных, но имеют некоторые особенности:.

Многие письма, поступающие в организацию и отправляемые из нее, являются сопроводительными. То есть адресат будет работать именно с приложениями, а письмо. Хранятся сопроводительные письма отдельно от прилагаемых документов. Срок хранения этих писем обычно не превышает стандартных 5 лет — гораздо более важно сохранить приложение, а не сопровождавшее его когда-то письмо. Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет — соблюдается только хронология запросов.

Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу. Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов. Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте.

При составлении номенклатуры дел переписка организации включается в нее наряду со всеми остальными документами. В какой ее раздел разделы помещать переписку, зависит от того, какой порядок регистрации и хранения переписки существует в организации. Напомним, что переписка может храниться централизованно — в канцелярии, службе делопроизводства или у секретаря генерального директора если организация небольшая или в подразделениях — у секретаря или ответственного за делопроизводство в отделе.

При втором варианте в номенклатурах дел структурных подразделений будут собственные разделы для дел с перепиской. Большая ошибка формировать дела с перепиской, разделяя их только на входящие и исходящие. При этом первыми в списке будут дела с письмами от вышестоящих организаций, государственных органов, ключевых контрагентов Пример 2. Но сориентироваться в этом многообразии легче, чем кажется.

Разрабатывая номенклатуру дел и устанавливая сроки хранения для переписки, рекомендуется действовать так:. Скорее всего, срок хранения большинства дел с письмами будет равен пяти годам, но могут быть и исключения. Дела с перепиской необходимо формировать и хранить в строго определенном месте: у секретаря директора, в канцелярии либо у ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В дела с перепиской помещаются только оригинальные экземпляры документов. Копий в таких делах быть не должно. Чтобы хранить электронные письма, не нужно делать их бумажные копии — такие дела хранятся в электронном виде.

Дела с перепиской в номенклатуре располагают по контрагентам, по темам или применяют комбинированный способ. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям. Узнать больше: Оперативное хранение документов Сопроводительное письмо Потоки документов в организации Сцилла и Харибда секретарской работы — входящие и исходящие документы. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов.

Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск без сохранения заработка в связи со смертью его дедушки. Как ИП уволить единственного сотрудника, работающего у него по трудовому договору. Вправе ли работодатель не выдавать трудовую книжку без подписи в обходном листе? Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Подпишитесь на год за руб. Каков срок хранения входящей корреспонденции в ООО? Сроки хранения документации определяет приказ Минкультуры РФ от Они зависят от типа конкретного документа. К примеру, если речь идет о письмах от контрагента, то храните их в течение всего срока действия хранения договора, к которому они относятся и не менее трех лет с даты истечения срока действия договора с учетом срока исковой давности. Интеллектуальный сервис для подбора судебной практики. Думает, как юрист, только быстрее.

Здравствуйте! Сказали сдать в архив на хранение входящую и исходящую документацию за календарный год. Подскажите, пожалуйста.

Вход на сайт

Принятие Указа Президента Республики Беларусь от Не осталось в стороне и Министерство юстиции Республики Беларусь. Постановлением этого ведомства от В первую очередь рассмотрим Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от В результате если раньше значительная часть сроков хранения документов отсчитывалась от даты завершения комплексной налоговой проверки а их проведение в небольших организациях и у индивидуальных предпринимателей было редкостью , то теперь любую проверку, в которой затрагиваются вопросы соблюдения налогового законодательства, можно считать началом отсчета этих сроков. Уточнены положения, устанавливающие сроки хранения документов, связанных со служебными командировками. Согласно старой редакции ст.

Срок хранения исходящей и входящей корреспонденции

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч.

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Срок хранения в архиве организации входящей и исходящей документации.

Каков срок хранения входящей и исходящей корреспонденции, служебных записок и приказов на командировку? Без этих данных невозможно определить срок хранения входящей и исходящей корреспонденции и служебных записок. Приказы руководителя организации о командировке работников по срокам хранения дифференцируются согласнопп. В компании небольшой документооборот. Как должны храниться договоры о коллективной материальной ответственности и агентские соглашения? Трудовой кодекс Республики Казахстан.

Каков срок хранения входящей корреспонденции в ООО?

В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу. Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся. Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов. Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело. Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело. Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним. При этом первыми в списке будут дела с письмами от вышестоящих организаций, государственных органов, ключевых контрагентов Пример 2.

Однако если в вашем шкафу хранятся дела с заголовками: «Входящая переписка», . См. статью «Обработка исходящей корреспонденции» на стр.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Это огромный массив бумажных документов, образующийся в любой организации как результат ее трудовых будней. Придется несколько охладить ваше горячее желание сократить до минимума сроки хранения служебных писем.

Некоторые города России официально разрешили осуществлять ремонт жилья в многоквартирных домах в субботу. В приложениях автор предложил интересные афоризмы на темы: дружба и вражда, война и мир, человеческие взаимоотношения, толерантность и нетерпимость.

Земля должна быть использована только по тому назначению, которое было указано в документе. Так где посмотреть очередь на капремонт многоквартирных домов. Здесь можно говорить об оскорблении, а это уже административная ответственность и заявление подается прокурору района (подробнее читайте здесь). Также сейчас на администрацию готовим заявление о бездействии по другому вопросу и о клевете (в прошлом году они инициировали проверку нашей семьи органами соц.

При этом необходимо как можно более подробно описать причину поиска и указать, что невозможность связи с владельцем для разрешения какого-либо вопроса может нанести ущерб интересам заявителя.

Важно помнить о сроках подачи декларации и уплате подоходного налога.

Представить руководителю письменный отчёт о выполнении всех заданий и сдать зачёт по практике. Они имеют право оформления процедуры по итогам последних 4-х лет. Исковое заявление о расторжении брака можете направить почтой в суд по последнему известному месту жительства.

Автокредитование в банке имеет свои отличительные особенности, например: Вы должны будете уплатить комиссию за открытие своего счёта. Какими документами оформляется возврат товара поставщику. В общем же порядке с заработной платы уплачивается налог стандартного размера.

На материальную помощь также могут рассчитывать учащиеся вузов, женщины-предприниматели и некоторые другие категории. Если же проверка показала, что доказательство подлинное, то заявитель так же получает официальный письменный ответ в котором содержатся все необходимые разъяснения.

Если он не указан в самой претензии или договоре, законом на ответ отведено 30 дней. Юрист ответит на Ваш вопрос по телефону.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас или воспользуйтесь формой ниже:
 
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 Москва и область
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург и область

Это быстро и бесплатно!

3
Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
новее старее большинство голосов
Уведомление о
posstaserpo
Ираида

Ещё я подумал, что передачи Познера про разные страны, которые он вёл с Ургантом, были бы гораздо интереснее с Галкиным.

nihamsotough
Ян

Вот Вам и дешеветь!

Татьяна
Таисия

Чтоб вы сдохли на улице Судя по всему там святая лечебная земля вуду вуду что всех свозят на этот пятачек Наказывать по всей строгости!!!!!

Получите юридическую консультацию по телефону или прямо на сайте.
Это совершенно бесплатно!
Москва и область
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355
Санкт-Петербург
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525
Бесплатная юридическая помощь
  • 95% успешных дел
  • Конфиденциально
  • Профессиональные юристы
Задать свой вопрос юристу